隔离 or 复工,远程办公能否两全?


为防控疫情,这几天很多企业都开启了远程办公模式。据阿里旗下在线办公平台钉钉的数据显示,仅2月3号复工第一天,全国就有上千万企业、近两亿人在家远程上班。尽管远程办公能够满足隔离要求,但在家办公能否保证效率,远程沟通是否存在交流不畅,以及视频会议如何展开等问题,对于管理者和员工而言都是难度不小的考验。

疫情之下的企业“生死考验”

在全国严控疫情,延长假期,大多民众闭门不出的背景下,对餐饮、旅游、电影、交运、酒店、零售等行业影响较大。不只是中小企业,不少知名连锁企业也承受着不小的压力。

开工不利于防控疫情,不开工业务难以展开。此次疫情不仅是对社会管理的一次挑战,也是对企业既有运营模式的一次考验。在后疫情时期,如何正确的运用新手段、新方法启动公司运营,在保证员工安全的同时,也避免业务进程受影响,平稳渡过难关,是众多企业需要思考的命题。

正是在此非常时期之下,一直担任辅助功能的线上办公工具,由于其远程协同的安全、便捷等特性,开始“挑起大梁”,成为保障公司正常生产和运营的必备工具。只是,远程办公虽然在一定程度上缓解了企业因业务停摆造成的影响,但办公的距离变远了,办公的效率也就不得不让人质疑。

工欲善其事,必先利其器。企业要想找到适合自身的办公方案以渡过非常时期,就要先了解目前远程办公的模式与方法,这也是本文接下来将着重讨论的方面。

距离与效率,两者不可得兼?

远程办公第一天后,有关在家开工状态的讨论声不断。不少人经历了漫长的休假,在家办公在不到工作的感觉,“一不留神儿刷下手机,一个小时过去了”、“早上给同事发的信息,下午才收到回复”、“项目组连线讨论,视频会议秒变睡衣party”......

可见,尽管远程办公模式能大大节省通勤时间和办公场地等成本,但在国内的接受度、普及程度以及运作模式仍有待提升。而放眼海外,“前瞻经济学人”数据统计显示,截至2017年,美国超过八成企业引入了远程办公制度,已有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。

简单来讲,协作工具的易用性和实用性、远程办公时的沟通与管理、团队会议效率以及多团队协同的联动性等企业管理者较为关心的几个方面,一直是企业不敢轻易尝试将大部分业务转至线上的主要原因。好在,如今的线上办公工具和五年前已不可同日而语,协同办公产品都已日趋成熟,并针对不断进阶的企业需求,细化自身功能特性,彼此协同,帮助企业乃至政府部门让更多原本线下的业务实现“云互动”、“秒应答”。

《新闻联播》报道在浙江上线的“新型肺炎防控公共服务管理平台”

会议平板搭载“新型肺炎防控公共服务管理平台”软件在一线机构被使用

但再锋利的武器也需要有正确的使用方式,才能发挥最大效力。工具只是辅助,管理才是根本。当选择好合适的远程协作工具后,企业管理者想要取得远程办公的最好效益,“开工仪式感”、“有效工作流程”和“目标管理”是三个重要的基础因素。有仪式感的开工能让员工迅速切回工作状态;有效工作流程能让工作效率保证最大化;目标管理则是足不出户、项目不误的基础。

企业管理者可通过线上团拜会、视频早会、全员邮件、开工利是等方式让员工有意识地调整工作状态,同时制定清晰的目标,把任务拆解为具体的工作计划,让每一位员工回归战斗状态,还要加强与员工的沟通,实时掌握工作进度。

而作为员工,也要尽量在家中打造出工作的仪式感。划分出独立的办公空间,同时做好时间管理,与团队保持一致的工作节奏,并且及时回复工作信息,必要时可进行视频会议,多团队联动更要主动汇报任务进度,更好地与团队进行协同。

可见,在互联网紧密覆盖下的今天,距离不再是阻碍办公效率的主要原因。随着远程办公工具的不断完善,再加上企业管理者对业务流程管理和员工工作习惯的强化,远程办公将成为更加符合企业需求的工作模式。

既在一线,也是后援

除了各界企业将远程办公视为复工“良方”,奋战在疫情一线,潜藏危险较大的医疗机构也已经将更为完善的远程医疗协作方案投入到防疫工作当中。

不久前,由中国工程院院士李兰娟领衔的专家组来到武汉大学人民医院。专家组成员浙大一院副院长陈作兵表示,他们不仅为武汉带来了各科室的精兵强将,还有最先进的仪器设备。

国家医疗队通过视频会议系统沟通患者治疗解决方案、分享『浙江经验』以救治更多病人*

同时,也有医院启用了远程视频系统来传达指令,布置工作。据现场人员表示,这样既让医护人员减少了很多无效的接触,又可以及时了解病房的情况,提供远程指导和支援,提高了效率。

安徽省铜陵市人民医院通过远程视频系统,完成远程视频查房以及联合会诊查房*

当然,远程视频系统远不止在医疗体系内发挥所长。一线企业和相关部门也可以用好类似的设备和一体化系统,在防控疫情、维稳业务等方面,时刻保持战斗力,提升远程协作的效率。

一线机构用MAXHUB会议平板实时监控数据走势

2月6日,唐盛集团已复工的企业员工跟仍在家办公的团队用MAXHUB会议平板开启视频协作

此前,央视《时尚科技秀》节目还曾为观众介绍智能会议平板与视频会议系统,如何让企业远程办公更便捷

通过智能会议平板搭载视频会议系统的软硬件一体化解决方案,企业返工团队与在家办公人员可实时远程联动,减少人群聚集,同时沟通交流不受空间限制,通过更清晰的大屏展示,流畅高清的视频对话,有效地提升了远程办公的联动效率。

此外,金融、零售等各行各业的服务机构也可通过远程会议系统和智能设备来筹备“开门红”活动、远程联动客户云拜年、远程服务VIP客户等,保障运营走上正轨。

为支持企业正常工作,保障社会正常运作,给予前线有力的支援,MAXHUB推出试用活动,以数字化协同办公工具,帮助各界企业渡过难关。

毋庸置疑的是,随着移动网络和新兴技术日益发达,人和人之间的沟通方式已经被互联网颠覆,远程办公将不仅仅是非常时期的应急手段,也会是未来办公的一种趋势。愿疫情过后,有更好的明天值得我们期待。

*引用

武汉大学人民医院《驰援武汉,李兰娟院士团队带来哪些“绝活”?

铜陵市人民医院《“云会议” 助力隔离病区专家联合查房》

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